مستنداً به مادة 1284 قانون مدني: «سند عبارت است از هر نوشته كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد». به ديگر سخت «سند» از جمله دلائل اثبات دعوي و در زمرة آن دسته از دلائلي است كه غالباً پيش از وقوع اختلاف و تنازع تهيه و تنظيم شده و خود دو گونه است. سند عادي و رسمي. واژة «سند» در معني لغوي خود نيز از معني اصطلاحي فوق دور نيست، چه در زبان عربي بر وزن فَعَل صفت مشبه است به معني چيزي كه بدان استناد مي كنند و در زبان فارسي نيز به معني «تكيه گاه، آنچه پشت برروي گذارند و آنچه به وي اعتماد كنند…» آمده است.
و به استناد مادة 1258 قانون مدني و مواد 206 تا 229 ق.آ.د.م: سند جزء ادلة اثبات دعوي محسوب است.
سند عادی
ماده 1289 قان ن مدني مي گويد: غير از اسناد مذكوره در مادة 1287 ساير اسناد عادي است و مادة 1293 تصريح مي كند به اينكه «هرگاه سند به وسيلة يكي از مأمورين رسمي تنظيم اسناد تهيه شد، ليكن مأمور صلاحيت تنظيم آن را نداشته و يا رعايت ترتيبات مقرره قانوني را در تنظيم سند نكرده باشد، سند مزبور در صورتي كه داراي امضاء يا مهر طرف باشد عادي است» مفهوم اين ماده داللت دارد بر اينكه اگر آن سند داراي مهر يا امضاء طرف نباشد سنديت ندارد.
سند رسمی
به استناد مادة 1287 قانون مدني: «سند رسمي عبارتست از سندي كه در ادارة ثبت اسناد و املاك يا دفتر اسناد رسمي يا نزد مأمورين و در حدود صلاحيت آنان و برابر مقررات قانوني تنظيم شده باشد». با توجه به تعريف سند رسمي معلوم مي گردد كه اسناد رسمي از جانب سه دسته ادارة ثبت، دفاتر اسناد رسمي و ساير مأمورين رسمي تنظيم مي گردد و هر كدام اين سه دسته بايد در حدود صلاحيت خود و بر طبق مقررات قانوني اقدام نمايند والا معتبر نخواهد بود و همچنين غير از اسناد مذكور ساير اسناد عادي است.
بنابراين اگر سند نزد سردفتري كه منفصل شده است يا مأموري كه صلاحيت آنرا نداشته است تنظيم گردد آن سند رسميت نداشته و در بعضي موارد اعتبار هم ندارد. همچنين اگر سندي نزد مأمورين ذيصلاح تنظيم ولي مقررات قانوني در تنظيم آن رعايت نشده باشد آن سند رسميت نخواهد داشت.
وجوه اشتراك و افتراق اسناد عادي و رسمي
سند اعم از اينكه رسمي باشد يا عادي در مقام اثبات يا رد دعوي معتبر است فقط تفاوتشان در قوت و ضعف اين حجيت است. قوي ترين سند در مقام اثبات سند رسمي است كه بين طرفين و اشخاص ثالث حجت است اما سند عادي اگر مُعِد براي اثبات باشد باز هم كمتر از سند رسمي داراي اعتبار و قوت است زيرا اگر طرف دعوي آنرا مورد ترديد و انكار قرار دهد اعتباري براي آن باقي نمي ماند مگر اينكه به اصالت آن رسيدگي شود.
تشريفات قانونی ثبت اسناد
1-تشريفاتي كه عدم رعايت آنها سند را از رسميت خارج مي كند مانند: عدم امضاء سردفتر
2-تشريفاتي كه عدم رعايت آنها سند را از رسميت خارج نمي كند، مانند: عدم رعايت مقررات راجع به تمبر (مادة 1294 قانون مدني)
تعريف سند رسمي از نظر قانون ثبت
گرچه در قلنون ثبت تعريف خاصي از سند رسمي نشده است ولي از مطزالعة مجموع مواد مربوط چنين استنباط مي شود كه سند رسمي از نظر قانون ثبت سندي است كه مطابق قوانين در دفاتر اسناد رسمي ثبت شده باشد. بنابراين سند رسمي از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمي مذكور در مادة 1287 قانون مدني، به اين توضيح كه هر سندي كه از نظر قانون ثبت رسمي است از نظر قانون مدني هم رسمي است، زيرا به تصريح مادة 1287 قانون مدني اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمي يا در ادارة ثبت اسناد و املاك رسمي است. اما ممكن است سندي از نظر قانون مدني سند رسمي باشد ولي از نظر قانون ثبت، سند رسمي به آن گفته نشود مانند شناسنامه كه چون توسط مأمور ذيصلاح و مطابق مقررات صادر گرديده است، بنا بر تعريف قانون مدني رسمي است ولي چون در دفتر اسناد رسمي تنظيم شده است در عرف ثبتي و از نظر قانون ثبت به آن سند گفته نمي شود.
سند اصطلاح ثبتي است
اصطلاح سند در حقوق ثبت متفاوت با اصطلاح سند در حقوق مدني است. چه در حقوق مدني، سند عبارت است از هر نوشته كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد.
چنانكه ملاحظه يم شود در اين تعريف، سند از جنبة اثباتي آن تعريف شده است و نه اين كه هم به جنبة ثبوتي آن توجه شود و هم به جنبة اثباتي آن. زيرا اگر نوشته حاوي حقي نباشد چگونه مي توان در مقام دعوي يا دفاع به آن استناد كرد. به همين جهت بايد گفت هر نوشته اي قابليت استناد در دعوي يا دفاع را ندارد. چرا كه دعوي اصولاً در بارة حق است يكي خود را صاحب حق مي داند و ديگري جق او را منكر است و ادعا مي كند كه خودش صاحب حق است، در اين حالت يعني نزاع طرفين در بارة حق، نوشته اي كه در آن از حقي سخن گفته شده است نمي تواند در دادگاه ارائه و ابراز شود. در بحث حاضر «سند ثبتي» كه مي توان به آن سند رسمي نيز گفت، نوشته اي است كه دلالت بر وجود حقي به نفع يك شخص مي كند (ثبوت حق) و در صورت لزوم خود اين نوشته مي تواند ثبوت حق موضوع آن را بدون اين كه نياز به دليل ديگري باشد اثبات كند (اثبات حق).
بنابراين «شكست سند» يعني انجام اعمالي كه به حق جنبه رسمي مي دهد و اين اعمال عبارت از نوشتن است و شامل دو عمل است: يكي تنظيم سند و ديگري ثبت سند. در اين باده مادة 16 آئين نامة دفاتر اسناد رسمي ميگويد: «هيچ سندي را نمي توان تنظيم و در دفتر اسناد رسمي ثبت نمود مگر آن كه موافق با مقررات قانون باشد». پس، تنظيم سند، مقدمة ثبت سند است و ثبت سند در دفتر رسمي كه از طرف سازمان ثبت چاپ شده است، انجام مي شود.
انواع سند رسمي
الف: سند رسمي از حيث توع و ماهيت آن:
1-سند رسمي مدني: مانند تعهدات، عقود و تصرفات قانوني.
2-سند رسمي عمومي: مانند: دستورات و تصميمات اداري و معاهدات.
3-سند رسمي قضائي: مانند, تصميمات قضائي، دادنامه، قرارها، احكام.
4-سند رسمي ثبتي: مانند: سند مالكيت كه طي تشريفاتي در ادارة ثبت اسناد و املاك تنظيم مي شود.
5-سند رسمي محضري: مانند اسنادي كه در دفاتر اسناد رسمي و ازدواج و طلاق تنظيم مي شود.